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Consejos para controlar los gastos en negocios | Blog de Allstate

5 consejos para rastrear y controlar los gastos en pequeños negocios

La mayoría de los dueños de pequeños negocios no espera con ansias llevar el control de los gastos de su negocio. Sin embargo, mantenerte al tanto de la contabilidad de tu empresa es una buena forma de asegurar que estás consiguiendo todos los beneficios fiscales posibles para tu compañía –además,… Allstate https://i2.wp.com/blog.allstate.com/wp-content/uploads/2013/10/Small-Business-Expenses.jpg?fit=871%2C551&ssl=1

La mayoría de los dueños de pequeños negocios no espera con ansias llevar el control de los gastos de su negocio. Sin embargo, mantenerte al tanto de la contabilidad de tu empresa es una buena forma de asegurar que estás consiguiendo todos los beneficios fiscales posibles para tu compañía –además, puedes reducir tu estrés cuando haya que pagar impuestos.

Afortunadamente, mantener los gastos de tu negocio en orden sólo te tomará unos cuantos minutos al día o a la semana. Aquí te damos algunos consejos:

  1. Primero entérate de los beneficios de llevar registros. Como ya sabes, le debes impuestos al Sistema de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés) cada año, con base en las ganancias de tu negocio. Al mismo tiempo, los gastos en que incurras al manejar tu compañía – desde papel membretado y computadoras de trabajo hasta costos de operación – pueden ser deducidos de tus ganancias para reducirlas, y así disminuir la cantidad de impuestos que debes pagar. Sin embargo, para obtener crédito por tus gastos debes mantener buenos registros y ser capaz de probarle al IRS que el dinero que gastaste manejando tu negocio fue “ordinario y necesario”*. Puedes hacer eso mucho más fácilmente organizando tus facturas y registros de contabilidad, los cuales también debes tener a mano en caso de que alguna vez tengas una auditoría. Así que piensa en tu sistema de registros como algo que te ayuda a asegurar que estás consiguiendo todos los beneficios fiscales a los cuales tienes derecho, en lugar de verlo simplemente como una molestia.
  2. Mantén separadas tus finanzas personales y las de tu negocio. Abre cuentas de banco separadas y obtén tarjetas de crédito y débito que usarás únicamente para manejar los gastos del negocio. Es mucho más fácil llevar un registro de las facturas del negocio si, por ejemplo, no usas la misma tarjeta de crédito para pagar por tus víveres y para comprar materiales de oficina. Si necesitas encontrar un gasto de negocios olvidado más tarde en el año, sólo deberás buscar en una cuenta, en lugar de varias. Si usas software de manejo financiero o de contabilidad, también deberías mantener los registros del negocio separados de los personales. Podrías considerar usar un programa de software que esté diseñado específicamente para pequeños negocios, como QuickBooks o FreshBooks, pero una simple hoja de cálculo podría funcionar también.

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  3. Aprende qué es deducible. Los programas de contabilidad para pequeños negocios te proveen con una “tabla de cuentas” que enlista las categorías más comunes de gastos de negocios que son deducibles de impuestos. En general, los gastos de negocio permitidos* incluyen cosas como el uso de tu carro y casa con fines del negocio; suministros; comidas y viajes, siempre y cuando el propósito principal sean los negocios; planillas de sueldos y subcontratistas; equipo de capital y más. Sé un poco cuidadoso al deducir cosas como alimentos y viajes: si el propósito principal de una cena con tus amigos es personal y terminas hablando un poco de negocio, no puedes deducir el costo de tu comida. Lo mismo sucede en tema de viajes. Si vuelas a otra ciudad para visitar a tu familia y trabajas un poco mientras estás allí, el viaje no es deducible de impuestos. Encuentra más información sobre el  IRS aquí*.
  4. Mantente al tanto de tus documentos. Para poder deducir la mayoría de tus gastos, deberás mantener los registros adecuados* de tus compras – como facturas, cheques cancelados o recibos (para gastos del carro, mantén un registro vehicular separado y proporciona detalles acerca de tus viajes a medida que avanzas). Dedica unos cuantos minutos al día o al final de la semana para ingresar facturas o descargarlas del sitio web de tu banco o tarjeta de crédito e ingresándolas en tu programa de contabilidad. Siempre asigna categorías a los gastos (como publicidad, utilidades, suministros de oficina, etc.). Al final del año, te será fácil imprimir o descargar reportes categorizados de tus gastos para entregarlos a tu contador o para ingresar en tu software de contabilidad. También deberías guardar cualquier factura física del negocio (original o escaneada) hasta por siete años*, en caso de que el IRS o tu asesor de impuestos necesiten verlas.
  5. Consigue ayuda cuando la necesites. Puede ser difícil saber por cuenta propia cómo amortizar el equipo de tu negocio o si deberías pedir una deducción de impuestos por tener tu oficina en tu hogar. Cuando tengas dudas, contrata a un profesional – un contador público certificado o un agente fiscal. Estas personas se mantienen al tanto de los cambios en las leyes fiscales y pueden asegurarse de que estás consiguiendo todos los beneficios fiscales que puedas – así como ayudarte a evitar multas por impuestos.

Cuando se trata de controlar los gastos de tu negocio, es bueno estar preparado.

*La información en el enlace está disponible sólo en inglés.